Versión: 1.0, 21 de septiembre de 2026.
Entrada en vigor: 21 de septiembre de 2026.
Responsable: PRODUCTOPOLIS SAS, NIT 901715210-8.
Domicilio y dirección: Calle 71 Sur #35-340, Sabaneta, Antioquia, Colombia.
Canal de protección de datos, consultas y reclamos: administracion@medicalsoft.ai; +57 320 956 0321.
Sitio web: https://medicalsoft.cloud/
1. Alcance y roles
Esta política explica cómo PRODUCTOPOLIS SAS trata datos personales relacionados con el sitio web, la comercialización, contratación, operación y soporte de MedicalSoft+, incluidas las integraciones de mensajería que se activen. Se aplica a prospectos, contactos comerciales, representantes de clientes, usuarios autorizados, personas que interactúan con los canales de Productopolis y, según el servicio contratado, a datos de pacientes tratados por medio de la plataforma.
Productopolis actúa como responsable del tratamiento cuando determina las finalidades y medios de sus propios procesos comerciales, administrativos, de soporte y seguridad. Cuando un prestador de salud incorpora datos de pacientes para su atención mediante MedicalSoft+, dicho prestador determina las finalidades clínicas y conserva las responsabilidades que le correspondan; Productopolis trata esos datos por su cuenta en el alcance del contrato y del acuerdo de tratamiento de datos aplicable. La calidad de cada parte se determina por el tratamiento real, no solo por el nombre que se le dé en esta política.
2. Datos que pueden tratarse y origen
Según la relación y la función utilizada, pueden tratarse: nombres, documentos y datos de contacto; cargo, organización y datos profesionales; credenciales e identificadores de cuenta; solicitudes de demostración, contratos, pagos y soporte; registros técnicos de acceso, seguridad y uso; y contenido que una persona envía voluntariamente por formularios, correo o canales de atención.
Si un Cliente habilita integraciones con WhatsApp, Facebook o Instagram, pueden recibirse identificadores de cuenta, nombres de perfil, mensajes, comentarios, archivos y metadatos que esas plataformas entreguen conforme a los permisos autorizados. La información procede de las personas, del Cliente, de sus usuarios autorizados o de la plataforma conectada. Productopolis no debe recibir por comentarios públicos datos clínicos que no sean necesarios para atender una solicitud.
Los Clientes pueden incorporar información de pacientes, incluidas historias clínicas y otros datos de salud, que son datos sensibles. Su tratamiento se limita a los fines asistenciales y administrativos legítimos definidos por el prestador y el contrato. No se exige a una persona entregar datos sensibles en un formulario comercial ni se utilizan datos clínicos para publicidad propia de Productopolis por el solo hecho de prestar el software.
3. Finalidades del tratamiento
Productopolis puede tratar los datos bajo su responsabilidad para responder solicitudes, programar demostraciones, gestionar prospectos y relaciones comerciales, celebrar y ejecutar contratos, facturar, prestar soporte, proteger cuentas y servicios, prevenir uso indebido, conservar evidencia de transacciones y cumplir obligaciones legales. Las comunicaciones promocionales se enviarán solo cuando exista la base jurídica y la información previa que correspondan; la persona podrá solicitar que cesen.
Respecto de datos tratados por cuenta de un Cliente, Productopolis habilita las funciones contratadas —por ejemplo, agenda, historia clínica, facturación, comunicaciones y seguimiento— siguiendo instrucciones legítimas del Cliente y sin sustituir sus decisiones clínicas. Las integraciones de mensajería se usan para gestionar conversaciones, comentarios, solicitudes o leads del canal conectado y únicamente dentro del alcance autorizado por su titular y por la plataforma correspondiente.
4. Autorización y datos sensibles
Cuando la ley exija autorización, esta deberá ser previa, informada y verificable. Productopolis o el Cliente, según quién sea responsable del tratamiento, informará las finalidades y conservará la prueba correspondiente. Se informará expresamente cuándo se soliciten datos sensibles y que la respuesta a preguntas sobre ellos es facultativa, salvo los supuestos permitidos por la ley. La autorización no releva del deber de limitar el acceso y el uso a lo necesario.
Los datos de niños, niñas y adolescentes y los datos de salud requieren protección reforzada y tratamiento compatible con sus derechos, el interés superior del menor y la normativa sanitaria. Los formularios de mercadeo no son un canal para recibir historias clínicas.
5. Acceso, proveedores y transferencias
Los datos podrán ser conocidos por personal autorizado de Productopolis y del Cliente, según sus funciones, y por proveedores tecnológicos necesarios para alojamiento, comunicaciones, seguridad o soporte, sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones cuando actúen como encargados. No se venden bases de datos personales ni historias clínicas. La conexión con una plataforma externa, como Meta, supone el intercambio técnico de los datos necesarios para la función autorizada y queda sujeta también a las condiciones de esa plataforma.
Si una operación implica transferencia o transmisión internacional de datos, la parte responsable aplicará las condiciones y garantías exigidas por la ley colombiana y los acuerdos correspondientes. No se presume en esta política que todos los proveedores, países o subencargados sean idénticos para todos los Clientes; el contrato y el acuerdo de tratamiento deben precisar los que correspondan a cada servicio.
6. Seguridad y conservación
Productopolis debe aplicar medidas técnicas, administrativas y humanas proporcionales al riesgo, con acceso limitado a personas autorizadas, gestión de incidentes y controles de confidencialidad. Ningún sistema es infalible; ante un incidente se aplicarán el contrato y los deberes legales de contención y comunicación.
Período de vigencia de las bases de datos: los datos se conservarán desde su recolección durante el tiempo necesario para cada finalidad y, después, durante los plazos de conservación contractuales o legales aplicables; al finalizar estos plazos se suprimirán o anonimizarán de forma segura. Los datos comerciales se conservan mientras exista relación o una finalidad legítima pendiente y durante los plazos de soporte legal de esa relación. Los registros clínicos no se eliminan por el simple cierre de una cuenta si el prestador debe conservarlos; la custodia, exportación y disposición se rigen por las normas sanitarias y el acuerdo con el Cliente. Los respaldos seguirán el ciclo de retención aplicable sin usarse para nuevas finalidades.
7. Derechos de los titulares
El titular, su causahabiente o representante legitimado puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; conocer el uso dado a su información; acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales; presentar consultas y reclamos; solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el responsable o encargado cuando la ley así lo exija. Estos derechos no autorizan la eliminación de información sujeta a deberes legales de conservación.
8. Cómo presentar consultas, reclamos y solicitudes de eliminación
El área administrativa de Productopolis recibe las solicitudes en administracion@medicalsoft.ai, en el teléfono +57 320 956 0321 o en Calle 71 Sur #35-340, Sabaneta, Antioquia, Colombia. Para solicitar la eliminación de datos vinculados a la app o a una integración de Meta, el titular puede escribir al correo con el asunto «Supresión de datos MedicalSoft», indicar el canal o cuenta relacionado y aportar la información mínima necesaria para localizar los datos y acreditar su identidad. No debe enviar contraseñas ni historia clínica por correo ordinario.
Si Productopolis es responsable del dato, evaluará y responderá la solicitud conforme a la ley. Si actúa solo como encargado de un prestador de salud u otro Cliente, coordinará el trámite con ese responsable, sin efectuar una supresión unilateral que destruya una historia clínica o incumpla una obligación legal. Al desconectar una integración, la persona puede pedir que se revisen y eliminen los datos de plataforma que Productopolis conserva sin otra base jurídica, sin perjuicio de lo que deba solicitar directamente al Cliente o a Meta respecto de sus propios sistemas.
Las consultas se atenderán en máximo 10 días hábiles desde su recepción; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá 5 días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán en máximo 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá 8 días hábiles adicionales. Si un reclamo está incompleto, se solicitará subsanación dentro de los 5 días hábiles siguientes, según la Ley 1581 de 2012. La respuesta explicará si procede la supresión, si existe un deber de conservar y qué parte es responsable de ejecutar la medida.
9. Cambios y consulta de esta política
La versión vigente está disponible en https://medicalsoft.cloud/privacidad.html. Los cambios sustanciales en la identificación del responsable o las finalidades que afecten la autorización se comunicarán antes o al momento de implementarse, según la ley. La política no sustituye los avisos específicos, las autorizaciones ni el acuerdo de tratamiento entre Productopolis y cada Cliente.
Los términos de uso de MedicalSoft+ están disponibles en https://medicalsoft.cloud/terminos.html.